Alusta eesmärgist

Igal koosolekul peab olema põhjus. Kui eesmärk on sõnastamata, on raske hinnata, kas koosolek õnnestus. Tugev eesmärk suunab fookust, aitab osalejatel häälestuda ning hoiab arutelu tähenduslikuna. Kui eesmärki pole võimalik määratleda, tasub endalt küsida, kas koosolekut on üldse vaja.

Mõtle sisu läbi

Hea koosolek ei toimu iseenesest – see vajab läbimõeldud plaani. Millised teemad on arutluse all, mis järjekorras need üles võetakse ja kuhu soovitakse iga aruteluga välja jõuda? Hästi koostatud päevakord ei ole lihtsalt ajakava vaid tööriist, mis hoiab arutelu selge ja liigub koosoleku eesmärgi suunas.

Kutsu õiged inimesed

Koosoleku tulemuslikkus sõltub suuresti osalejatest. Kui inimesed ei näe selget põhjust, miks nad on kutsutud, väheneb nende aktiivsus ning koosoleku väärtus kannatab. Hea korraldaja mõtleb hoolikalt läbi, kelle teadmised, roll või otsustusõigus on aruteluks hädavajalikud ja kutsub just need inimesed, kelle osalus aitab eesmärgile lähemale jõuda. Nii sünnib arutelu, kus iga hääl loeb ja iga osaleja on sisuliselt kaasatud.

Vali sobiv formaat

Kõik koosolekud ei pea olema ühe näo ja struktuuriga. Mõni teema vajab arutelu, mõni info jagamist, mõni töötuba, kus koos ideid vormida. Korraldaja roll on valida eesmärgile vastav formaat, mis toetab sisulist tööd, mitte ei sea vormi üle sisu. Hea formaat aitab hoida fookust ja loob osalejatele selguse, kuidas arutelus kaasa lüüa.

Jaga infot ette

Kui eesmärk, päevakord ja taustamaterjalid jõuavad osalejateni enne koosolekut, tõuseb kogu arutelu kvaliteet. Inimestel on võimalik läbi mõelda oma vaatenurk, valmistuda küsimusteks või otsusteks ja tulla arutelule aktiivselt osalema. Korraldaja kujundab kultuuri, kus koosolekuks ettevalmistumine on loomulik osa igapäevatööst.

Juhi aega ja fookust

Korraldaja vastutab selle eest, et koosolek liiguks sihipäraselt ja püsiks teemas. See tähendab ajast kinnipidamist, selge arutelusuuna hoidmist ja kõrvalepõigete ohjamist. Selguse huvides on kasulik, kui keegi teeb arutelu käigus nähtavaid märkmeid – nii saavad kõik paremini jälgida, kuhu on jõutud ja millised kokkulepped on saavutatud.

Lõpeta kokkulepetega

Hea koosolek lõpeb selge teadmisega, mis sai otsustatud, mida keegi järgmiseks teeb ja mis on järgmised sammud. Korraldaja ülesanne on need kokkulepped sõnastada ja vajadusel kirja panna. Ilma selge lõpuni jõudmiseta jääb ka parim arutelu ripakile ning mõju hajub.

Mõtestatud koosolek ei juhtu kogemata

Koosoleku kultuuri ei muuda tööriistad vaid inimesed. Kui korraldaja võtab vastutuse koosoleku eesmärgi, sisu ja ülesehituse eest, loovad need väikesed teadlikud otsused suure muutuse. Tulemuseks on arutelud, kus saavutatakse rohkem.

SpeakSmart toetab organisatsioone arutleva töö- ja juhtimiskultuuri kujundamisel. Meie koolitused aitavad tuua koosolekutesse selgust, struktureeritud mõtlemist ja koostöist dialoogi. Kui soovid, et teie koosolekud oleksid tulemuslikumad ja mõtestatumad, võta meiega ühendust.