Projekti elutsükli esimene kriitiline hetk on selle heakskiitmine. Otsustajad ei hinda projekti pelgalt selle huvitavuse või uuenduslikkuse põhjal, vaid eelkõige selle järgi, millist väärtust see organisatsioonile loob. Seetõttu peab projektikommunikatsioon juba algfaasis keskenduma selgelt ja arusaadavalt projekti kasusid esile tooma. Oluline ei ole niivõrd see, mida projekt teeb, vaid miks seda tehakse: millist probleemi see lahendab, millist kasu toob töötajatele, klientidele või tulemustele ning kuidas see toetab organisatsiooni strateegilisi eesmärke. Kui otsustajatele jääb see seos häguseks, jääb projekt sageli ka heakskiiduta.

"Kui inimesed mõistavad, kuhu projekt liigub ja miks teatud otsuseid tehakse, suureneb nii pühendumus kui ka vastutustunne."

Ent isegi parimalt põhjendatud ja heaks kiidetud projekt võib ebaõnnestuda, kui kommunikatsioon projekti elluviimise käigus ei ole piisav. Projekti edukaks teostamiseks tuleb võimalikult palju ja järjepidevalt suhelda kõigi projekti osapooltega. See ei tähenda üksnes regulaarseid koosolekuid, vaid läbipaistvat ja kahepoolset infovahetust: selged eesmärgid, ootused, rollid, ajakavad ning muudatuste põhjused. Kui inimesed mõistavad, kuhu projekt liigub ja miks teatud otsuseid tehakse, suureneb nii pühendumus kui ka vastutustunne.

"Regulaarne ja sihitud kommunikatsioon aitab luua arusaama, et projekt ei ole „kellegi teise asi“, vaid samm ühise eesmärgi suunas."

Lisaks otsestele projektiosapooltele ei tohi unustada ka laiemat organisatsiooni. Projektid ei toimu kunagi vaakumis – need mõjutavad protsesse, töökorraldust ja sageli ka organisatsioonikultuuri. Kui laiem organisatsioon ei ole teadlik, mis toimub ja miks, tekivad kiiresti kuulujutud, vastuseis või passiivne ignoreerimine. Regulaarne ja sihitud kommunikatsioon aitab luua arusaama, et projekt ei ole „kellegi teise asi“, vaid samm ühise eesmärgi suunas.

"Projektid ei ebaõnnestu sageli mitte halbade ideede, vaid kehva kommunikatsiooni tõttu."

Kokkuvõttes võib öelda, et efektiivne projektikommunikatsioon täidab kahte kriitilist rolli. Esiteks loob see otsustajatele selge pildi projekti väärtusest ja õigustab investeeringut. Teiseks toetab see projekti edukat elluviimist, kaasates inimesed, vähendades ebakindlust ja suurendades koostööd kogu organisatsioonis. 

Projektid ei ebaõnnestu sageli mitte halbade ideede, vaid kehva kommunikatsiooni tõttu. Seetõttu peaks projektikommunikatsioon olema teadlikult juhitud ja strateegiline tegevus – mitte midagi, mis jäetakse „kui aega jääb“ kategooriasse.

Martin Küüsmaa
Koolitaja ja moderaator
SpeakSmart

Martin Küüsmaa on kogenud väitleja, koolitaja ja ärijuht, kes on üle poole oma elust panustanud väitluse arengusse õpetaja, kohtuniku, projektijuhi ja Eesti Väitlusseltsi nõukogu liikmena. Tal on majanduse ja ärijuhtimise bakalaureusekraad Stockholmi Kõrgemast Majanduskoolist Riias ning magistrikraad strateegias ja rahvusvahelises juhtimises St. Galleni ülikoolist. Lisaks on ta täiendanud end Manilas Asian Institute of Management’is ning töötanud rahvusvahelistes tootmisettevõtetes finantsi, tarneahela ja strateegia valdkonnas, juhtides praegu ühe suure Eesti toidutootja äriarendust ja kuuludes ka selle juhatusse.

SpeakSmart on Eesti juhtiv argumenteeritud suhtlemisoskuste koolitus- ja konsultatsioonifirma, mille missioon on aidata inimestel ja tiimidel efektiivselt suhelda, argumenteeritult mõelda, oma seisukohti väljendada ja otsustada. Ettevõte on kaheksateistkümne tegevusaasta jooksul koolitanud üle 22 000 inimese.